個人情報の取り扱いについて｜共同物流株式会社

1.事業者の名称

共同物流株式会社
埼玉県越谷市七左町 4-301
代表取締役社長松崎広孝

2.個人情報保護管理者

個人情報保護統括管理者
代理人管理本部総務部長
連絡先については下記[お客さま相談窓口]をご覧ください。

3.個人情報の利用目的

3.1 ご本人さまから直接個人情報を取得する場合の利用目的について

・商品の発送、カタログやDMの送付
・お問い合わせに対するご連絡・対応のため
・採用応募者への連絡および採用選考のため
・従業者の雇用管理のため
・入退管理のため（当社施設への入退の際にご記入いただいた個人情報）
・施設内の防犯・防災のため（監視カメラの映像）
・開示等のご請求に関するご請求内容の調査、回答、およびご連絡のため

3.2 ご本人様から直接書面以外で取得した個人情報の利用目的

(1)外部事業者から委託された個人情報の利用目的
・会員誌発送業務において、宛名台紙、宛名ラベルに個人情報を印字し、会員誌等を発送するため
・製品の納品・発送業務において、お客さまに製品を納品・発送するため・その他個人情報の印刷、加工、発送に関する業務において、印刷、加工、発送を行うため

(2)電話・Eメール等で取得した一般的な苦情・相談事を含むお問合せ者の個人情報
・苦情・相談事へのご回答のため

4.保有個人データの安全管理のために講じている措置

(1)個人情報の取扱いに係る規律の整備

個人情報保護法および関連する法規制に準拠し、当社が取り扱う個人情報の適切な保護のための個人情報保護方針、および個人情報保護方針に沿った各種の個人情報取り扱いに関する規程を定めています。

(2)組織的安全管理措置

個人情報保護マネジメントシステムを運用・維持するために、全社的な個人情報保護統括管理者を定めるとともに、個人情報保護のための主要な役割、責任および権限を定め、社内だけでなく委託先・再委託先においても個人情報の取り扱いに関する安全管理措置を講ずるための組織体制を築いています。また、個人データの取り扱い状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

(3)人的安全管理措置

個人情報の適正な取り扱いを運用・維持するため、従業員への定期的な教育を実施しています。

(4)物理的安全管理措置

社内の個人情報を取り扱う区域においては権限を有する従業員のみ入退室可能とする仕組みを導入し、権限を有しない者による不正な入室を防止する措置を講じています。

(5)技術的安全管理措置

社内の個人情報を取り扱う情報機器およびシステムに対して、外部からの不正アクセスおよび不正ソフトウェアから情報機器を保護する仕組みを導入し、個人情報の漏えい等を防止するための措置を講じています。

5.個人情報の開示等のご請求について

ご本人さまからご自身に関する情報について開示等のお申し出があった場合は請求者がご本人であることを確認させていただいたうえで速やかに対応します。

(1)ご請求方法

個人情報に関する開示等のご請求は、当社所定の申請書に必要事項をご記入いただき、ご本人確認用の必要書類を添付の上、下記宛にご郵送ください。※利用目的の通知、開示の場合は、通知にかかる手数料として500円分の郵便切手を同封してください。

【ご請求先】
〒343-0851
埼玉県越谷市七左町 4-301
共同物流株式会社総務部「お客さま相談窓口」宛

(2)ご提出いただく書類

[ご本人が開示等のご請求を行う場合]
下記申請書(A)をダウンロードしていただき、必要事項をご記入の上、本人確認書類(B)を同封し、上記宛にご郵送ください。

A. 申請書
個人情報開示等依頼書

B. 本人確認書類（下記のうちいずれか1点のコピー）

・運転免許証
・健康保険の被保険者証（記号、番号、枝番、保険者番号やQR コードが記載されている場合は、黒マジック等で塗りつぶしてください。）
・パスポート
・個人番号カード（表面のみ）
・外国人登録証明書

[代理人によるご請求の場合]
開示等のご請求をされる方が未成年者または成年被後見人の法定代理人、もしくは開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合は、上記申請書(A)と本人確認書類(B)に加え、下記の書類(C＋DまたはC＋E)をご同封ください。

＜法定代理人の場合＞
C. 代理人本人を確認するための書類（下記のうちいずれか１点のコピー）

・運転免許証
・健康保険の被保険者証（記号、番号、枝番、保険者番号や QR コードが記載されている場合は、黒マジック等で塗りつぶしてください。）
・パスポート
・個人番号カード（表面のみ）
・外国人登録証明書

D. 代理人を証明する書類（下記のうちいずれか 1 点）

・戸籍謄本
・戸籍抄本

＜委任による代理人の場合＞
上記(C)に加えて

E. 代理人を証明する書類（下記の2点）

・委任状（委任者本人の署名捺印のあるもの）
・委任状に押された委任者本人の印鑑と同一印影の印鑑登録証明書

(3)当社からの回答方法

上記申請書(A)「個人情報開示等依頼書」に記載された住所宛に書面にてご回答いたします。
なお、開示請求の場合は、開示方法のご希望に応じてご回答いたします。

(4)開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的

開示等のご請求に伴い取得した個人情報は、開示等の作業に必要な範囲に限定して取り扱います。

(5)開示等のご請求に応じられない場合について

次に定める場合は、開示等のご請求に応じることができない場合がございますので、予めご了承ください。なお、その場合は、その旨、理由を付記してご通知いたします。

・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合・他の法令等に違反することとなる場合
・所定の書類等に不備があり、不備の訂正をお願いしても訂正がされない場合・保有個人データに該当しない場合（取引先企業から委託された個人情報等）・ご本人からの請求であることが確認できない場合

6.保有個人データの取り扱いに関する苦情の申出先

(1)当社のお問い合わせ窓口

当社の個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは下記までお寄せください。

お客さま相談窓口

連絡先:共同物流株式会社総務部
TEL:048-940-2019（9:30～17:30 土･日･祝を除く）
FAX:048-940-0019

(2)当社が所属する認定個人情報保護団体について

当社は、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。当社の個人情報の取り扱いに関する苦情については、下記へお申し出いただくこともできます。

・認定個人情報保護団体の名称
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
・苦情の解決の申出先
個人情報保護苦情相談室
住所〒106-0032 東京都港区六本木 1-9-9 六本木ファーストビル 12F 電話：03-5860-7565、または 0120-700-779